Suscríbete para recibir en tu bandeja de entrada algunos tips, consejos, mis últimas experiencias y más.

 



Manual de procedimiento política de manejo de datos personales

Objetivo

Ring By M. Agudelo en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 la cual tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política de 1991; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma norma; y el decreto reglamentario número 1074 de 2015, los cuales regulan la protección de datos personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, desarrolla las siguientes políticas para el tratamiento de datos personales que le asiste a las contrapartes y visitantes de Ring By M. Agudelo.

Alcance

El presente Manual de Procedimiento Política de Manejo de Datos Personales, es aplicable para todas las contrapartes y visitantes de Ring By M. Agudelo.

Principios

Principios aplicables al tratamiento de datos personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley de protección de datos personales, el propietario o responsable de Ring By M. Agudelo estará sometida a los siguientes principios:

Legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos en Colombia es una actividad reglada, la cual debe sujetarse a lo establecido en dichas normas y en las demás disposiciones que la desarrollen. Por ende, los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto acá.

Finalidad: el tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de manera concreta y precisa.

Limitaciones temporales al tratamiento de los datos: una vez cumplida la finalidad del tratamiento, se deberá proceder a la supresión de los datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, el propietario o responsable de Ring By M. Agudelo deberá cumplir con todas las obligaciones legales y contractuales en materia de tratamiento de datos personales.

Libertad: en el tratamiento de datos solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Por ende, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: en el tratamiento de datos se debe garantizar el derecho al Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Acceso y circulación restringida: el tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de los límites establecidos por la ley. Por ende, el tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y por las demás personas que autorice la ley.

Los datos proporcionados por el titular no podrán estar disponible en internet u otros medios de comunicación masiva, salvo que sea información pública o que el acceso a dicha información sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados por la ley.

Seguridad: la información sujeta a tratamiento por Ring By M. Agudelo se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: todas las personas que en Ring By M. Agudelo intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Datos sensibles:  Ring By M. Agudelo no recolectará aquellos datos sensibles, los cuales son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Derechos de los titulares de los datos

Los derechos de los titulares de los datos son:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo tratamiento se encuentre prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente lo exceptué la ley.

c. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para consultar, conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar cualquier tipo de información, el titular debe presentar por escrito una solicitud al responsable o al encargado del tratamiento de datos personales, mediante la cual se manifieste la razón por la cual se desea realizar alguno de los trámites anteriormente mencionados.

Casos en los cuales Ring by M. Agudelo no requiere autorización para el tratamieto de los datos que tenga en su poder

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública, es decir, aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Deberes que tiene el responsable con los titulares de los datos

Ring By M. Agudelo en su calidad de responsable asume los siguientes deberes, sin perjuicio de aquellos otros previstos en las disposiciones que regulen o pudiesen llegar a regular esta materia:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por la ley.

i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos que trata la ley.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

q. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

r. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

s. Usar los datos personales del titular únicamente para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultada y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012.

d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los siete (7) días hábiles contados a partir de su recibo.

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política.

h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en la misma persona le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

El tratamiento de los datos personales de las contrapartes o de cualquier persona con la cual Ring By M. Agudelo tuviere establecida o estableciere una relación, sea permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a. Realizar el envío de información relacionada con productos y demás bienes o servicios ofrecidos por Ring By M. Agudelo.

b. El desarrollo del objeto de Ring By M. Agudelo.

c. Cumplir las normas aplicables a contrapartes, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

d. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

e. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de Ring By M. Agudelo, en calidad de responsable o encargado del tratamiento, se regirán por lo dispuesto a continuación:

    • GRUPOS DE INTERÉS

a. Tratamiento de datos de los empleados de Ring By M. Agudelo – Tratamiento de datos durante la relación contractual:

Ring By M. Agudelo almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados que se vinculen a ella, previa autorización de estos, la cual constará en el contrato de aprendizaje o de trabajo correspondiente que remite a esta política, así mismo estará disponible en una carpeta, tanto física como electrónica, identificada con el nombre de cada uno de ellos. El acceso a estas carpetas solo se encuentra autorizado para las personas que trabajen en el área de Recursos Humanos o quien haga sus veces en Ring By M. Agudelo, con la única finalidad de administrar la relación contractual entre Ring By M. Agudelo y el empleado. El uso de esta información para fines diferentes a los establecidos dentro del respectivo contrato de aprendizaje o trabajo y las autorizaciones firmadas por los empleados, se encuentra prohibido, y solo será admisible en los casos que medie una orden de autoridad competente, sea judicial o administrativa, entre otras, siempre y cuando se encuentre facultada para solicitarla. Por lo anterior, es un deber de Ring By M. Agudelo, y en especial del responsable o encargado del tratamiento de datos personales, evaluar si dicha autoridad es o no competente para solicitar la información, con el fin de prevenir la cesión no autorizada de datos personales a terceros ajenos a Ring By M. Agudelo. Para la recolección de datos sensibles durante la relación laboral, se requerirá de una autorización expresa del titular de estos, diferente a la contenida en el contrato de trabajo y la cual deberá constar en un documento anexo, se deberá informar que datos son considerados como sensibles, de conformidad con la definición legal y la contemplada en la presente política, además de informarle cual es la finalidad de estos y cuál será su tratamiento. En el caso de que Ring By M. Agudelo contrate los servicios externos para el tratamiento de datos, el empleado deberá dentro de la autorización expresa para el tratamiento por parte de Ring By M. Agudelo, autorizar la transferencia de sus datos a ese tercero.

b. Tratamiento de datos personales de Proveedores:

Ring By M. Agudelo solo recolectará de sus proveedores, los datos que sean necesarios, pertinentes y útiles, mas no excesivos, con la finalidad de poder seleccionar, evaluar y ejecutar las obligaciones que surjan de cada relación. La obtención de dichos datos se hará a través de un formato de registro de proveedores, en el cual estará contenida la autorización por parte del proveedor, y hará referencia a la presente política. Este tipo de datos serán recolectados para el cumplimiento de las siguientes finalidades: i. Realización de gestiones en las diferentes etapas del contrato (precontractual, contractual y poscontractual); ii. Las que sean establecidas en el contrato correspondiente y en las autorizaciones que sean otorgadas por los proveedores, cuando estas sean requeridas; iii. Verificación de la idoneidad moral y competencia del proveedor y de sus empleados. 

c. Tratamiento de datos personales de Clientes:

Ring By M. Agudelo almacenará los datos personales de quienes decidan contratar los servicios de esta, obtenidos durante la etapa precontractual, contractual y pos contractual, a través de la autorización contenida en la propuesta de negocios o de documento anexo a esta, el cual hará remisión directa a la presente política, en una carpeta en formato electrónico, identificada con el nombre de cada uno de ellos. A estas carpetas solo podrán acceder aquellos empleados de Ring By M. Agudelo que tengan autorización por parte del responsable o del encargado del tratamiento de datos personales, y que tengan como fin administrar la relación contractual entre Ring By M. Agudelo y el cliente. 

d. Tratamiento de datos personales de los Accionistas:

Los datos e información personal de las personas naturaleza que llegaren a tener la condición de accionistas de Ring By M. Agudelo, serán tenidos como información reservada, pues dicha información se encuentra registrada en los libros de comercio y tienen la condición de reservada por disposición de la Ley. Sin embargo, esta información podrá ser revelada en los casos establecido por las normas que regulan el mercado público de valores o por orden de autoridad competente.

Para acceder a esta información se deberá proceder de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, la Ley 1258 del 2008 y demás normas que regulen dicha materia. 

La finalidad que tiene Ring By M. Agudelo con el manejo de la información personal de los accionistas es la siguiente:

I. Permitir el ejercicio de los derechos y deberes que se derivan de la calidad de accionista.

II. Envío de invitaciones, convocatoria a eventos y reuniones programados por Ring By M. Agudelo.

III. Emisión de certificados relativos a la relación del titular del dato con Ring By M. Agudelo.

IV. Las demás que autorice el titular – accionista.

Los datos de los accionistas serán recolectados y almacenados con la reserva antes mencionada, a través de autorización expresa de sus titulares, la cual estará  contenida en documento escrito y firmado por parte de cada accionista y la cual hace referencia a la presente política, la cual de igual forma podrá ser consultada a través del correo electrónico hola@ringbymagudelo.com.  

MODIFICACIÓN A LAS POLÍTICAS

Ring By M. Agudelo se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto o a través del correo electrónico hola@ringbymagudelo.com con quince (15) días hábiles de antelación a su entrada en vigor. 

En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de los datos personales, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a Ring By M. Agudelo el retiro de su información a través del correo electrónico hola@ringbymagudelo.com. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de dicha información mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad u obedezca a una obligación de carácter legal.

CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de Ring By M. Agudelo. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular de los datos personales objeto del tratamiento o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la presente política y en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

      1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieren hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
      2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
      3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Ring By M. Agudelo adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE RING BY M. AGUDELO

Ring By M. Agudelo, atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con la misma, podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. En consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con Ring By M. Agudelo.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, Ring By M. Agudelo tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Ring By M. Agudelo y solamente mientras estos duren y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Ring By M. Agudelo, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: 

a. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.

b. Para cumplir con procesos jurídicos.

c. Para responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno distintas a las de su país de residencia.

d. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.

e. Para proteger nuestras operaciones.

f. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.

g. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

DATOS DE CONTACTO

En caso de presentarse cualquier inquietud, duda o reclamo, el interesado puede dirigir sus inquietudes al correo hola@ringbymagudelo.com o en https://www.ringbymagudelo.com/.